FAX返信欄の大切な目的とは | faxdmコンサルティング

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原稿アドバイスをさせていただく中で、最近、気になることがあります。それは、FAX返信欄がないということです。
もちろん、内容によってはFAX返信欄を設けない場合がありますが、それはとてもとても稀なケースです。

そこで今回は、FAX返信欄の重要性についてお伝えいたします。

「え！　今は二次元バーコードがあるから、FAX返信欄なんて必要ないのでは？」
と思ったことがある方にこそ、ぜひ最後まで読んでいただければ幸いです。

FAXDMにFAX返信欄が必要な理由

FAX返信欄が必要だと言える理由は2つあります。

【理由1】FAXDMは8割以上の人がFAXで返す

まずは1つ目。これが一番大きな理由ですが、FAXDMは8割以上の人がFAXで返すということです。

FAXの内容に興味を持ったら、来たFAXに内容を記入してそのまま返信する。これが一番ラクですし、一般的な流れです。返信欄にはある程度の情報を先に印字できるのですが、それを行えば受け手は最低限の記入をするだけで、そのまま返信が可能です。

こんなFAXがあなたのところに届いたら、けっこうラクだと思いませんか？

ラクに返信できるかどうかは、反応率を落とさないための大きなポイントです。FAX返信欄を用意しないせいで問い合わせの機会を減らしてしまうのは、とてももったいないです。

もちろん、二次元バーコードを掲載して、そこからアクセスすることもできます。二次元バーコードへのアクセスの割合は多くなってきましたが、FAXからの問い合わせと比べるとまだまだ少ないというのが現状です。

また、ターゲットによってはスマホがすぐに触れないことも考えられます。例えば、社用携帯が支給されていなかったり、仕事中にスマホを触れない規則があったりする可能性があります。何らかの理由でスマホが使えない可能性を考えておいて損はありません。

【理由2】人を介さずにやりとりできる

2つ目の理由は、人を介さずにやりとりできるということです。

時々、FAX原稿の中に「お電話をください」と書いているものがございます。直接話してご案内したいという気持ちはわかるのですが、FAXの内容に興味を持ったとはいえ、いきなり電話をかけるのはなかなかハードルが高いもの。電話が嫌いな人も増えているので、電話以外の問い合わせ方法にするのがおすすめです。

その点、FAXを返信するだけであれば、電話をするタイミングを気にすることなくスムーズに問い合わせができます。できるかぎり問い合わせのハードルを低くするためにも、FAX返信欄を用意することは大切です。

【理由3】業務の支障になることを避ける

FAXを配信すると、中には「今後FAXは不要です」というご連絡が入ります。平均すると送達数の0.5〜1％ほどです。

こうした連絡は、FAX返信欄があればFAXを送信して終わりです。この連絡のためだけにメールを作成するのは、非常に手間がかかるものです。となるとメールよりも手間がかからない『電話』で連絡をしようという方の割合が多くなります。そういった連絡を電話で受けると、業務に支障が出てしまう可能性があります。

仮に送達数が1000件だとすると、FAX不要の連絡は5〜10件ほどいただく計算になります。これが送達数5,000件、1万件となるとどうでしょうか。
FAXの不要の連絡だけでかなりの数になることが想像できます。

このような連絡が入ることを考えると、FAXを受けた方だけでなく配信する側にとっても、FAX返信欄は必要だと言えます。

【補足】二次元バーコードだけではダメなのか？

よくご質問をいただくのが、二次元バーコードについてです。実際、二次元バーコードがあった方が便利なケースが増えています。例えば以下を見せたいときには非常に効果的です。

• 色
• 鮮明な写真
• 動画

どれも、FAX原稿ではどうしてもできないことです。特に、新しいサービスをご案内するのに文章で説明しにくい時には、動画があるとイメージしやすくなります。これらを見てもらうために、サイトにアクセスできるようにしておくのは、読み手からすると喜ばれるはずです。

A4サイズ1枚だけでは、商材の特徴が伝えきれない。
FAXの仕様上、特徴やポイントとなるものを原稿に載せても上手く伝えられない。

このような場合、「情報を共有する」という点で二次元バーコードは非常に有効です。申し込みを促すための補助的な役割を果たしてくれます。

しかし、「問い合わせをしてもらう」という観点から言いますと、現段階ではやはりFAX返信欄に軍配が上がります。二次元バーコードだけに絞るのでなく、FAX返信欄と併用しましょう。

FAX返信欄を用意するときの注意点

ここからは、FAX返信欄を用意するときの注意点について3つお伝えします。

【注意点1】行動の選択肢は複数用意

まずは、返信欄のそばに行動の選択肢を用意することです。よく見かけるのが「お気軽にお問い合わせください」と書いてはあるけれど、具体的な行動の選択肢が書かれていないケースです。ここが書かれていないと、問い合わせる側はどうしたらいいのか、迷ってしまいます。

まず、「相手にどんなことをして欲しいか」を考えてみましょう。以下は一例です。

• 見積の依頼をしてほしいのか？
• 商品の申し込みをしてほしいのか？
• セミナーの申し込みをしてほしいのか？
• どんなことでもいいから、商材について問い合わせてきてほしいのか？

ここは簡単に挙げられると思います。この先がポイントなのですが、「連絡を取りたいと思う理由として、他に考えられるものはないか？」を想像してみましょう。

例えば、問い合わせのゴールとして「見積の依頼」を考えているとします。ちょっと気になるなという温度感なら、「先に資料だけもらいたい」と考える方が多いかと思います。また「見積をお願いするかどうかは、ちゃんと話を聞いてみてから決めたい」と思う方もいらっしゃるでしょう。

その場合、行動の選択肢に「見積をお願いしたい」だけだったらどう思うでしょうか。
もしくは、何も選択肢がなかったらどうでしょうか。

おそらく、問い合わせしていいか迷ってしまう、後回しにしてしまうという可能性が高いです。最悪の場合、問い合わせをあきらめてしまう、なんてこともあるかもしれません。

せっかく興味を持っていただいたのに問い合わせがなかったら、貴重な見込み客を失ってしまいます。これはとてももったいないことです。

それを避けるために、返信欄のそばに行動の選択肢を用意しておきましょう。具体的には以下のようなイメージです。

当てはまる項目にチェックを入れ、必要最低限の情報を記入すればお問い合わせが完了する。これを意識して作成できると、最後の最後に問い合わせの機会を逃してしまう、ということが大幅に減るはずです。

ただし、セミナー参加等の場合は、複数の選択肢が用意できないことが多いです。その場合、無理に選択肢を設ける必要はありません。複数の選択肢を用意する必要があるとすれば、
□ 会場にて参加
□ オンラインにて参加
のように、参加方法が複数ある場合に限られます。

【注意点2】記入項目は必要最低限に

注意点の２つ目は、記入項目は必要最低限にするということです。

Webサイトの問い合わせフォームは、「必須」と「任意」の2パターンあることが多いですが、FAXDMの場合は、必須項目だけ用意すると考えて作成しましょう。その理由はやはり、記入する手間をできるだけなくすためです。

お問い合わせ内容に対して連絡する際、最低限必要な情報としては以下の項目がほとんどではないでしょうか。

おそらく、これ以上記入項目があると「あー、書くの面倒だなぁ」と思われる可能性が高いです。

なお、FAX番号については、原稿に差し込み印字を行うサービスがございます。そちらをご利用いただければ、FAX番号の記入欄を用意する必要はありません。

その他に、差込印字ができる情報はいくつかございます。事前に印字しておくと、受け手にとっては記入の手間がなくなるので非常におすすめです。まだご利用になっていない方は、担当までお気軽にお問い合わせください。

【注意点3】FAX番号は目立つように、大きく記載

最後の3つ目は、FAX番号を大きく記載するです。

原稿を作成していると、返信先のFAX番号が小さい、すぐそばにある電話番号の方が目立っている、という点を見落としがちです。特に電話番号とFAX番号をかけ間違えてしまうのは、意外と多いので、それを防ぐためにFAX番号はより大きく記載しましょう。

また、FAXを24時間受けられるなら、「24時間受付」と原稿に書いておくのがおすすめです。思い立った時にFAXが送信できるのも、問い合わせのハードルを下げることに繋がります。こんなちょっとした工夫も、反応率アップには大切です。

FAX返信欄の一例をご紹介

今回は、FAX返信欄を用意すべき2つの理由と、FAX返信欄を用意するときの3つの注意点についてお伝えいたしました。この機会にぜひ、過去の原稿を見返してみてください。

一例ですが、FAX返信欄の例を掲載いたします。

FAX返信欄周りがもうひと工夫できそうでしたら、ぜひ調整してみましょう。

そして、完成した原稿について不安な点がございましたら、原稿アドバイスをぜひご利用くださいませ。弊社でFAXを配信いただける場合、通常1万円（税別）のFAX専門コンサルタントによる原稿アドバイスを、1回無料で承っております。原稿アドバイスの利用に関するご質問は、お手数ですがお問い合わせフォームからご連絡いただけますと幸いです。

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