【重要回】PDCA回転！原稿見直し3大ポイント

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【重要回】PDCA回転！原稿見直し3大ポイント

公開日：2024-05-21 / 最終更新日：2024-05-22

ノウハウの公開

このブログは、以前お伝えしました「PDCAを『高速で』回す！」の続編です。具体的には、PDCAを高速で回す際に原稿作成で気を付けることについて、3つお伝えします。たった1つ意識するだけでも、変化が期待できる内容です。

一度だけの配信で、「効果がない」と諦めるのは非常にもったいないことです。ちょっとしたポイントを知っておくだけで、2回目以降の配信にお役立ていただけますので、ぜひ最後までご覧ください。

前回のおさらい：高速でPDCAを回すとは？

前回の内容を簡単に振り返ってみましょう。
高速でPDCAを回すというのは、具体的に以下の行動です。

FAX配信後、すぐに反響を確認する
反響が悪い場合は原稿を分析する
原稿の修正をして再配信する

そして、上記をFAXDMの配信後1週間以内に行うのがポイントです。このようにPDCAを高速で回せば、「読み手に刺さる原稿」に素早くたどり着けます。そして、売上を出すスピードも2倍、3倍とアップできる、という内容でした。

「内容を詳しく知りたい！」という方は、ぜひ以下の前編もご覧ください。

PDCAを『高速で』回せ！

例えば、次の2つだったら、どちらが圧倒的に売上を上げることができると思いますか。

月に1回FAX配信して、半年後に10社成約。
週に1回FAX配信して、2か月後に10社成約。その後は毎月5社成約を継続。

明らかに後者ですよね。

しかし、実際にPDCAを高速で回すにあたって、原稿作成で気を付けるべきことがあります。一つずつ見ていきましょう。

その１：ターゲットに届かなければ問い合わせは来ない

1つ目は、ターゲットの手元にちゃんと届くようにする、です。より具体的に説明すると、原稿の最上部に「読んでほしい方」を明記するということです。

「コスト削減にお困りの経営者様へ」
「スタッフの採用でお困りの院長先生へ」
「チーム成約率を2倍にしたい営業責任者様へ」

こうして、このFAXを誰に読んで欲しいかを原稿に記載することが大切なのです。
よく見受けられるのは、業種を記載しているケースです。

「都内のクリニック様へ」
「飲食店様へ」

どうでしょうか？　見たことはありませんか？
これは一見すると正しいように見えますが、読んで欲しい方に届いていない可能性が高いです。

例えば、このFAXをあなたが最初に手にしたとしましょう。FAXをチラッと見ると「神奈川県の製造業の方へ」と書かれています。

さてこのFAX、あなたなら誰に渡しますか？
社長でしょうか？
それとも、直属の上司でしょうか？
もしかしたら「一旦、近くの席の人に聞く」と考える方もいるかもしれません。

このように意見が分かれる場合、読んで欲しい方に届かない可能性が高いのです。つまり、●●業の方へという宛先では、社内の誰に渡したらいいかわからないということです。

もう一つ、よく見るパターンがこちらです。

「経営者様　人事担当者様」

一見すると誰宛かが明記されていて、問題ないと思われるかもしれません。でも、こうした書き方も「誰に渡したらいいかわからない」という理由から、読み手に届かない可能性が高いです。

「経営者様　人事担当者様」と書かれた宛先を見たときを想像してみてください。
「経営者？　人事担当？　どっちに渡せばいいんだ？」と思いませんか？

ここでも大切なのは、「これは●●さんに渡せばいいんだ！」と特定の一人が頭に浮かぶかどうかです。

ターゲットを一人に絞ることによるデメリットはない

「営業担当者様へ」のように、「●●担当者様」とするのも同じ理由からおすすめしていません。

営業職の方は、多くの場合社内に複数人いらっしゃいますよね。それなら、決裁権がある方に向けて「営業責任者様へ」もしくは「営業部長様へ」のように、一人に絞りましょう。むしろ、宛先を一人に絞ることによるデメリットはありません。

この宛先については、原稿作成においても重要な役割があります。それは、ターゲットを絞らないと誰にも刺さらないということです。

ここに記載したたった一人に向けて原稿を書く。
その意識を忘れないためにも、宛先は社内のたった一人に決めましょう。

その2：わかりやすく伝える秘訣は”他社比較”

気をつけたいことの2つ目は、メッセージが読み手にしっかり伝わるような書き方をすることです。

弊社では日々多くのFAXを配信しています。そのため、企業様によっては1日10通以上のFAXが届くこともあるでしょう。中には、あなたと同じ商材・サービスを案内しているFAXが含まれているかもしれません。

そんな中から自社商材・サービスを選んでもらうためには、よくある類似した商材・サービスと何が違うのかをわかりやすく記載するのがポイントです。

例えば、『代理店を新たに募集する』というFAXを例にしてみましょう。

まず、原稿を作成する前に「貴社のサービスは他社とどんな違いがあるのか」を、思いつく限り挙げてみましょう。営業資料を参考にしたり、普段どんなことをお伝えしているのかを、営業の方に確認したりするのもおすすめです。

「初期費用の数百万円は1年以内に回収可能です。これは他社標準サービスの半分以下の期間です」
「他社標準サービスと違い、24時間サポート。深夜に困っても大丈夫。安心して始められます」
「新たに代理店になるにあたって、よくある〜〜〜の導入は一切不要です」

上記はあくまでも一例ですが、他社との違いが明確でないと「あぁ、よくあるやつか」と思われてしまい、貴社のサービスに興味を持っていただけません。

貴社の強みを知ってもらうには、特徴をあれこれ説明するよりも、他社との比較を原稿に記載することが大切です。

こちらが伝えたいことではなく読み手が知りたいことを書こう

ただ残念なことに、こうした比較を記載するだけではお問い合わせにつながりません。

お問い合わせを獲得するには、読み手に「代理店になることで、どんな良い変化があるか？というイメージをわかせる。ここがとても大切です。

例としてお伝えしている代理店募集のご案内なら、経営者様に宛てることが多いかと存じます。そんなFAXを手にした経営者様が気になるのは「代理店になれば本当に売上アップするのか」のほぼ1点です。

そのため、原稿にはこの裏付けとなる根拠を記載しましょう。この根拠として有効なのが、『お客様の声』や『導入事例』です。

例えば、以下のようなお客様の生の声があったら、どんな印象を持つでしょうか。

これまで「●●●」を扱ったことはなかったのですが、4時間ほどの研修だけですぐに売上が上がったことでスタッフのモチベーションが高まりました。また、通常業務の合間でできるので、スタッフを新たに雇う必要もなかったのも導入を決めたポイントです。
実際に、初期費用の300万円を初年度に回収でき、今年は全体売上の25％を占めるまでになりました。
（東京都　A株式会社様）

先に述べた比較の裏づけになっていて、導入後のイメージがしやすくなっていませんか？
これが『ベネフィット』です。

どんなに良い商材・サービスであっても、その根拠がなければ読み手の共感を得られません。原稿には必ずこうしたベネフィット、導入後または購入後にどんな良い変化が得られるかを記載しましょう。

読み手が知りたいのは、特徴ではなくベネフィットなのです。