反応率を3倍にする送付状の書き方 | faxdmコンサルティング

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以前、送付状についてまとめたブログを公開いたしました。この記事はとても多くの方にご覧いただきました。公開後の反響は大きく、
「参考になった」
「思い切って送付状をつけてよかった」
というお声をいただいていました。

しかしその一方で、
「送付状の書き方がわからない」
「本文に何を書いていいか迷う」
というご相談もありました。

そこで今回は送付状についてお話します。特にご要望が多かった送付状の書き方がメインですので、これから作る方は特に参考になる内容です。

送付状の役割とは？

マナーとして、ビジネス文書を郵送やFAXで送る際に同封する送付状。しかし、送付状にはマナー以外の役割があります。

【送付状の役割1】要件や内容などを知らせる

送付した書類や文書の説明、送信枚数などを伝えることで受け手は内容をすぐに把握できます。見積書や請求書などのように関係者以外に内容を知られたくないものは、それを見られないようにする目的もあります。

【送付状の役割2】挨拶文として添える

すでにやり取りをされている場合、時候の挨拶を添えてお世話になっていることを記載します。

中には「郵送であっても送付状は必要ない」と考える方もいらっしゃるかと思います。しかし、やり取りの回数が少ない場合、送付状がないと相手に唐突な印象を与えてしまう可能性があります。

【送付状の役割3】送付文書の補足をする

書類の内容の補足や注意事項等を伝える際に、送付状をつけることもあります。電話やメールでも伝えられますが、書類を見てすぐに把握してもらうなら送付状を同封する方がスムーズです。

なぜFAXDMに送付状は必要？

弊社では、基本的に送付状をつけて配信することをおすすめしています。なぜFAXDMに送付状が必要なのか？　その理由をお伝えします。

例えば「飲食店様宛に食材の注文書を送る」といった場合は、現場の担当者にわかりやすく伝えるため、送付状はつけないほうが良いこともあります。しかし、次のような場合は、必須であると考えています。

「FAXDM」というとチラシをイメージする方が多いのですが、FAXは元々業務文書で用いられているもの。そのため、いかにもチラシっぽい見た目だと
「なーんだ広告か」
とあっさり捨てられてしまいます。それを防ぐのが送付状なのです。

ちなみに過去の記事「今だけ送付状の配信料がお得に！」で、送付状をおすすめする理由を3つにまとめております。送付状をつけた時とそうでない時の反応率についても触れていますので、まだお読みいただいていない方は、ぜひ先にご覧ください。作り方がより分かりやすくなると思います。

次に、送付状に書く内容について考えてみましょう。

送付状に必ず書くこと

まず、実際に書く前に送付状で書かなければならない項目を挙げてみましょう。

これらが記載できていれば、ビジネスにおいて問題ない送付状となります。
ここで、4のタイトルについて少し補足させていただきます。

送付状では、特に「売り込み感」を出さないことが大切です。

優先すべきは、送付状に記載している宛先の方のもとにFAXを確実に届けること。タイトルで広告っぽさを感じられてしまうと、せっかく送付状をつけてもその効果が期待できません。特に「！」を使うと、一気に広告っぽさが出てしまいます。

ちょっと思い返してみてください。
これまで、会社に届いた送付状の件名に「！」を使われているのを見たことがありますか？

ほとんど見たことがないと思います。
つまり、「！」がタイトルにあるだけでビジネスとしての送付状からはかけ離れ、不自然になってしまうのです。

これを避けるためには、一目で内容がわかるように簡潔に書くのがポイントです。

• 「●●●に関する小冊子無料配布の件」
• 「●●の無料サンプル進呈の件」
• 「経営者様向け　●●●無料セミナー開催の件」
• 「●●●に関するアンケートのお願い」
• 「●●●を使った新規顧客開拓の方法について」

FAXを読んでもらうためにどうしても説明したくなる気持ちが出てきますが、長々と書く必要はありません。できるだけ1行に、シンプルにまとめましょう。

では、次からいよいよ送付状の書き方についてお伝えします。

送付状の書き方

ここからは送付状の書き方について説明いたします。書き方は決して難しくありません。一度でも仕事で送付状を作成した経験があれば誰でも作れます。なぜなら、最初にお話しした「そもそも送付状の目的とは？」の内容がベースになっているからです。

まず、FAX送付状の上部には以下の3つを記載しましょう。

1. 宛先
2. 送信元情報
3. 送信枚数

2.の送信元情報ですが、会社名だけでなく電話番号とFAX番号も記載しましょう。これは、会社情報としての基本事項だからです。これらをしっかり記載すれば、読み手に丁寧な印象を与えることができます。

その次に、4. タイトル（件名）を記載し、挨拶文と続きます。ここもよくある挨拶文で構いません。

どうでしょうか。一般的な送付状と大差ありませんよね。

実はここから2つのパターンに分かれます。まずは、送付状の基本パターンから説明いたします。

【送付状の書き方1つ目】基本パターン

簡単に説明すると、取引先からの案内のようなイメージです。まず挨拶文。その次に簡単な要件。こうしたシンプルなもので十分です。

例として「無料セミナー開催」をお伝えするFAXDMの送付状を作るとしましょう。その場合は、こんなイメージになります。

「このセミナーでは〜〜」のところですが、「セミナー参加後、どうなるか？」がイメージできるベネフィットを書けると非常に良いです。2枚目を読んでもらうためにも、これらは簡潔にまとめましょう。

では、もう一つのパターンです。
これは「そもそも送付状の目的とは？」の3つ目、「送付文書の補足をする」をもとにしています。

【送付状の書き方2つ目】例外パターン

具体的には、自己紹介・サービス内容・オファー内容まできっちり書いてある送付状です。

基本パターンとの違いがわかるよう、先ほどと同じ「無料セミナー開催」をお伝えするFAXDMの送付状を作るとしましょう。
こんなイメージになります。

このパターンは、事前に簡単な説明が必要な商材・サービスのご案内において活用いただけます。上記の例では、以下を記載しています。

1. 自己紹介
2. 序文（読み手が自分ごとに思える内容）
3. ご案内内容
4. セミナーのベネフィット
5. オファー

内容が一気に増えた印象があるかと思います。

確かに、基本パターンと比較するとどうしても文章量が多くなってしまいます。そのため、
「ちょっと読むのが面倒だな」
と思われてしまう可能性があります。それを回避するために空行を追加するなど、読みやすさも考慮して作成いただくことが大切です。

後半のパターンをいきなり作成するのは少し難しく感じるかもしれません。そのため、まずは基本パターンの作成に慣れていただくのがおすすめです。

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実は今、送付状配信料割引キャンペーン期間中です。
送付状の配信料は通常5円ですが、今なら4円で承っております。

このキャンペーンは、9月30日（金）までにお問い合わせいただいた方が対象となります。すぐに配信いただけるよう、送付状のテンプレートも無料でご用意しておりますので、ぜひダウンロードくださいませ。

まとめ

送付状の作り方についてイメージできましたでしょうか。

送付状は一度作成いただければ、繰り返し使えます。また、配信先に合わせて、加筆・修正することもできます。

「普段は予算の都合上、送付状はつけずに配信していた」
そんな方にこそ、送付状の効果を一度お試しいただると嬉しいです。その際は、今回作成された送付状をつけてFAX配信をご検討ください。

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