介護施設向けFAXDMの成功の秘訣　反響を得る配信時間・原稿作成のコツを解説

FAXDM TOP > ノウハウの公開 > 介護施設向けFAXDMの成功の秘訣　反響を得る配信時間・原稿作成のコツを解説

介護施設向けFAXDMの成功の秘訣　反響を得る配信時間・原稿作成のコツを解説

公開日：2025-06-11 /

「FAXDMを送っても、思ったような反響がなかった…」
介護施設にFAXDMを配信して、こんな経験をしたことはありませんか？

この記事では「介護施設向けFAXDM」の配信のベストタイミングと、原稿を作る時のポイントをわかりやすく解説します。

介護施設向けに特化した内容ですので、最後まで読んでいただくと、
「介護施設にFAXDMを送っても迷惑がられないか不安…」
「どうすれば反応してもらえるのか分からない」
といったお悩みを解消し、初めての方でも反響が期待できるFAXDMを作れるようになります。

介護施設への営業活動にFAXDMが適している理由

介護施設では、今でも連絡手段としてFAXがよく使われています。行政や医療機関、薬局などとのやりとりもFAXで行われているため、スタッフがFAXを確認する習慣が根付いているのです。

また、施設によってはメールのチェックをまめにできない状況が想定されるため、FAXの方がより見てもらいやすい傾向があります。

そのため、介護施設への営業活動にFAXDMを活用するのは、非常に効果的です。

介護施設向けFAXDMで反響率を上げるための3ステップ

FAXDMでお問い合わせを獲得するには事前準備が大切です。配信しようと決めたら、まずは以下の3つを明確にしましょう。

ステップ1：なぜ連絡するのか、目的を明確にする

まずは、なぜ介護施設に連絡するかをはっきり決めることが大切です。目的が曖昧なまま配信するとFAXの内容がぼやけて、読み手に全くささらないからです。

介護施設向けのFAXDMなら、以下のような目的が挙げられます。

商材・サービスのモニター募集
資料送付の許可取り
責任者との面談調整　など

なお、1枚のFAX原稿で複数の目的を達成しようとすると、それぞれの内容が中途半端になってしまいがちです。その結果、お問い合わせがゼロだったということもよくあります。
1つのDMに対して目的は1つに絞る。この鉄則を守りましょう。

ステップ2：宛先を一人に絞る

FAXDMの目的を絞ったら、その連絡を誰に対して行うのかを決めましょう。

経営者、もしくは代表者
事務長
ケアマネージャー　など

一般的に決裁権のある人物に向けて配信することが多いですが、その方が忙しいと思われる時間帯を避けることが重要です。具体的には面会対応、食事や入浴などの介助業務で忙しい時間帯は配信を避けた方が賢明です。

また、FAXの宛先は施設内の1名に絞りましょう。

FAXの内容が複数の方に関係することもありますが、確実に届けるためには宛先を一人に絞るのが効果的です。複数の記載があると誰に渡すかは最初にFAXDMを手にしたスタッフ次第となり、場合によっては最初にFAXを手にした方の判断で破棄されることがあるからです。

ステップ3：配信リストを精査する

良い原稿を作っても、間違った番号や閉鎖した施設へ配信するようではコストのムダになり、クレームにも繋がります。

貴社で保有しているリストがあれば、古くなっていないかを確認しておきましょう。「どのくらい前のものかわからない」など不安がある場合は、リストの購入を検討するのもおすすめです。

※弊社のリストをレンタルして配信いただくことが可能です。お気軽にご相談くださいませ。

介護施設向けFAXDMの配信でおすすめの時間帯と曜日

FAXDMが目を通してもらいやすい媒体とは言っても、忙しい時はどうしても後回しにされてしまいます。見てもらいやすいタイミングで配信することが大切です。

ここではおすすめの時間帯と曜日について解説します。

介護施設への配信を避けるべき時間帯と曜日

おすすめの時間帯と曜日について解説しましたが、逆に避けるべきタイミングもあります。ポイントは後回しにされてしまいやすいかどうか、です。

避けるべき時間帯

FAXDMを避けた方が良い時間帯は以下の通りです。

早朝（9時まで）：夜勤スタッフからの申し送りや始業前で慌ただしく、FAXを読む余裕がない。
昼食前後（11時〜13時）：利用者の食事介助などでスタッフが多忙になり、FAXを確認する余裕がない。
17時以降：日勤スタッフの退勤が近づき、FAXを確認する余裕がない。翌朝の確認に回されるが、他のFAXに埋もれる可能性が高い。

避けるべき曜日

曜日についても、後回しにされやすい日は避けることをご提案しています。

月曜：週明けに行う業務やその週のスケジュール調整など、FAX確認が後回しにされやすい。
土曜・日曜・祝日：事務職員が不在、あるいは少人数体制のため、FAXそのものを確認してもらえないケースが多い。

また、曜日ではありませんが、「祝日前日」や「連休直前・直後」も避けた方が賢明です。普段よりも忙しくなりやすく、FAXそのものを確認してもらいにくくなることが想定されるからです。

介護施設向けFAXDM原稿作成の5つのポイント

「後回しにされない」という一つのハードルをクリアした後は、FAXを読んでもらえるかどうかというハードルが待っています。
これを超えるためには、FAX原稿に工夫が必要です。

今回はその中でも特に注目していただきたい5つのポイントを説明します。

ポイント1：宛名を明記する

宛先がわからないFAXは、目を通されずに破棄される可能性があります。

人は、文書を手渡された時に、最初に視線を向けるのは原稿の左上と言われています。そのため、左上には「代表者様へ」「事務長様へ」といった宛先を明記しておきましょう。

ポイント2：キャッチコピーで「自分に向けられたものだ」と興味をひく

介護施設は時間ごとに何をするかが決まっているため、常に忙しくされています。決裁権がある方は限られた時間でFAXなどを見ているため、キャッチコピーをひと目見ただけで「これは自分に必要ない」と判断したら、そのまま破棄されてしまいます。

キャッチコピーは、読み手が抱えている課題に寄り添った内容がおすすめです。「何の案内か」、「どんなメリットがあるのか」を簡潔にまとめることを意識しましょう。

その際、具体的な数字が使えると、読み手を一気に引きつけることが可能です。例えば、以下の2つの文章を比べてみましょう。
どちらのタイトルが気になりますか？

A：「離職率が劇的に改善。スタッフが生き生きと働けるしくみとは？」
B：「半年で離職率が40％から8%になった方法とは？」

おそらく、具体的な数字が書かれているBの方が、気になるはずです。ただ「改善」という言葉だけでなく、具体的な数値を目にしたら続きが気になるでしょう。
「うちもそのくらい改善できたら……」
そんな思いで、本文を読み進めてくれるはずです。

ポイント3：簡潔に要点を伝える

FAXDMはあくまでも業務の合間にざっと目を通すものなので、A4サイズ1枚以内に要点を伝えることを意識しましょう。

この時、こちらが伝えたいことよりも『読み手が知りたいこと』を記載するのがポイントです。

なお、業務文書にならって送付状を添えるのも良いのですが、あくまでも添え状です。送付状内で商材・サービスの説明が始まると、売り込み感が強くなってしまいます。
自己紹介とFAXの内容を簡潔に記載し、2枚目を読むように促すのがおすすめです。

ポイント4：数字・実績・権威性を盛り込む

商材・サービスの特徴を長々と説明しても、それが必要だと判断できる材料がなければ、お問い合わせにはつながりません。

例えば、「全国●施設で導入済み」「導入後、〜〜が○％削減」「業界紙に掲載」など、意思決定を後押しする具体的な根拠を記載しましょう。その際、お客様の声として事例を掲載できると、導入後の変化がイメージしやすくなるのでおすすめです。

ポイント5：魅力的な特典を用意する

ただ「お気軽にお問い合わせください」と伝えるだけでは、なかなか読み手は行動してくれません。行動してもらうには、限定性を明記しましょう。

特典：「問い合わせることでどんな特典が受けられるのか」は、必ず記載しましょう。その際、WebサイトなどにはないFAX限定の内容であることがポイントです。
お申し込み期限：いつまでに問い合わせたらいいのか、具体的な日付を記載しましょう。先着5施設様限定のように、利用できる数に制限を設けるのもおすすめです。