病院・クリニックに効果的なFAXDMとは？ 嫌われずに反応を得る方法を解説
公開日：2025-06-11 /
「FAXDMを送ったのに、思ったような反響がなかった…」
病院やクリニックにFAXDMを配信して、こんな経験はしたことはありませんか？
実は、病院やクリニックへのFAXDMは、配信のタイミングと文章の工夫で反響が大きく変わります。
そこでこの記事では、FAXDMに初めて取り組む方でも実践できる“病院やクリニックに嫌われない”FAXDMの作り方と、配信におすすめのタイミングをわかりやすく解説します。
最後まで読んでいただくと、
「病院にFAXDMを送っても迷惑がられないか不安…」
「どうすれば反応してもらえるのか分からない」
といったお悩みを解消し、病院からの反応率を高めるFAXDMを作れるようになります。
目次
病院・クリニックにFAXDMを送る前に知っておくべきこと
病院やクリニックにFAXDMを送る際は、一般企業とは異なる配慮が求められます。日々診療や受付対応に追われ、FAXをじっくり読む時間が限られているからです。
一方的に特徴等を伝えた内容では、むしろ”迷惑”に思われかねません。だからこそ、読む余裕のある時間帯に、負担なく読める内容で届けることが重要なのです。
なぜFAXDMが病院・クリニックに効果的なのか？
「そもそもFAXって病院で見てもらえるの？」と疑問を持つ方も多いと思います。
デジタル化が進んでいるとはいえ、多くの病院では病院やクリニックではFAXが未だに現役です。外部への連絡手段としてFAXが定着しています。
FAXDMはメールと違って、とりあえず目を通してもらいやすいという大きなメリットがあります。また、回覧や院内掲示にそのまま使えるので、すぐに共有してもらいやすい点も見逃せません。
その他にも、FAXDMなら院長先生の手が空いた時間に見てもらいやすい、という点も大きなメリットです。テレアポや飛び込み営業をしようとしても、診療中などでなかなか話せないことも珍しくないからです。
これらの理由から、FAXDMで見込み客獲得を狙うのは、今でも効果が期待できると言えるでしょう。
病院・クリニック向けFAXDMで反響を得るためには？
効果が期待できるとは言っても、そのためには事前準備が大切です。配信しようと決めたら、まずは以下の3つを明確にしましょう。
1. なぜ連絡するのか、という目的を絞る
まずは、なぜ病院・クリニックに連絡するかをはっきり決めましょう。目的を明確にすることで、「誰に」「どのように」「いつ」連絡すべきかが自然に定まるからです。
病院・クリニック向けのFAXDMなら、以下のような目的が想定できるでしょう。
- 提携や取引の打診
- 商品やサービスの案内
- 資料送付の許可取り
- 院長や担当者との面談調整 など
なお、複数の目的を達成しようとすると、それぞれの内容が中途半端になって読み手の心にささらないことがほとんどです。
1つのDMに対して目的は1つに絞る。これは鉄則です。
2. 相手を1名に絞る
FAXDMの目的を絞ったら、その連絡を誰に対して行うのかを決めましょう。
- 院長先生
- 事務長や受付責任者
- 採用責任者 など
一般的に決裁権のある人物に向けて配信することが多いですが、その方が不在の時間帯を避けることが重要です。例えば、宛先が院長であれば診療や手術などは席を外しているので、その時間帯は配信を避けた方が賢明です。
また、連絡をする相手は1名に絞ることを意識しましょう。
複数の相手を想定している原稿も見受けられますが、『受け手に確実に届ける』という点からおすすめしていません。仮に複数の職種の方が不在となる時間を避けて配信しても、誰に渡すかは最初にFAXDMを手にしたスタッフ次第になってしまいます。
3. 時間を絞る
FAXDMの目的と相手が絞れたら、最後に配信タイミングを決めましょう。読み手が忙しくない時間帯や読み手に対応してもらいやすい時間帯を調べ、その時間帯にピンポイントで連絡するイメージです。
その時間帯はいつなのか？
次の章で詳しく説明いたします。
病院・クリニック向けFAXDMの配信でおすすめの時間帯と曜日
FAXDMが目を通してもらいやすいとはいえ、忙しい時はどうしても後回しにされてしまうもの。見てもらいやすいタイミングで配信することが大切です。
ここではおすすめの時間帯と曜日について解説します。
1. おすすめの時間帯
では、そのFAXDMを送るのに適した時間をいくつかお伝えします。あくまでも時間帯のみで比較したものであることにご注意ください。
- 午前10時〜11時：診療が始まって少し落ち着く時間帯。事務の方がFAXをチェックする余裕が出てくる。
- 午後2時〜4時：午前診療が終わった後の小休憩時間。午後の診察前は比較的落ち着いており、確認してもらいやすい。
2. おすすめの曜日
次は配信におすすめの曜日です。同じ時間であっても、曜日が異なると反響に差が出ることもあります。
弊社では、火曜・水曜・木曜をご提案しています。月曜の慌ただしさが落ち着くので、FAXDMを見てもらいやすい傾向があるからです。
しかし、比較的規模の小さな病院・クリニックは、木曜日が休診日となっているところが意外とあります。この点を踏まえた上で、曜日を決めましょう。
配信を避けるべき時間帯と曜日とは？
おすすめの時間帯と曜日について解説しましたが、逆に避けるべきタイミングもあります。ポイントは後回しにされてしまいやすいかどうか、です。
1. 避けるべき時間帯
FAXDMを避けた方が良い時間帯は以下の通りです。
- 月曜日の午前中：休み明けは外来が混み合うことが多いので、FAXそのものを見る余裕がない。
- 金曜日の午後：休みが近づいていることから、判断が先送りされやすい傾向がある。
2. 避けるべき曜日
曜日についても、後回しにされやすい日は避けることをご提案しています。
- 月曜・金曜：いずれも外来が混雑することが多く、FAX確認が後回しにされやすい。
- 日曜・祝日：休診日はFAXの確認そのものが遅くなってしまう。また、休診日に配信すると他のFAXに埋もれやすく、気付いてもらえないこともある。
また、曜日ではありませんが、祝日前日や大型連休直前・直後も避けた方が賢明です。通常業務以上に忙しくなりやすく、FAXそのものを確認してもらいにくくなることが想定されるからです。
病院・クリニック向けFAXDMの文章作成5つのポイント
「後回しにされない」という一つのハードルをクリアした後は、FAXを読んでもらえるかどうかというハードルが待っています。このハードルを超えるのは、工夫が必要です。
今回はその中でも特に注目していただきたい5つのポイントを説明します。
1. 宛名を明記する
誰宛てかわからないFAXは、目を通されずに破棄される可能性があります。
人は文書を手渡された時に、最初に視線を向けるのは原稿の左上と言われています。そのため、左上には「院長先生へ」といった宛先を明記しておきましょう。
2. キャッチコピーで「自分に向けられたものだ」と興味をひく
院長先生をはじめとする決裁権を持つ方は、非常に忙しくされています。限られた時間でFAXなどを見ているため、キャッチコピーをひと目見ただけで、「これは自分に必要ない」と判断されると、そのまま破棄されてしまいやすいです。
キャッチコピーは、読み手が抱えている課題に寄り添った内容がおすすめです。「何の案内か」「どんなメリットがあるのか」を簡潔にまとめることを意識しましょう。
その際、具体的な数字が使えると、読み手を一気に引きつけることが可能です。例えば、以下の2つの文章を比べてみましょう。
どちらのタイトルが気になりますか？
B：「年間の採用コストが200万円から23万円になった求人方法とは？」
おそらく、Bの具体的な数字が書かれている方が、気になるはずです。最近は採用コストが年々上昇している状況なので、「23万円になった」という文言を目にしたら、おそらく採用に携わっている方の多くは、引き込まれるでしょう。
「うちも30万円以下にできたら……」
そんな思いで、本文を読み進めてくれるはずです。
3. 簡潔に要点を伝える
FAXはわざわざ時間を確保して隅々まで読むものではありません。あくまでも業務の合間にざっと目を通すものなので、A4サイズ1枚以内に要点を伝えることを意識しましょう。
この時、こちらが伝えたいことよりも、『読み手が知りたいこと』を記載するのがポイントです。
業務文書にならって送付状を添えるのも良いのですが、あくまでも添え状です。送付状内で商材・サービスの説明が始まると、売り込み感が強くなってしまいます。自己紹介とFAXの内容を簡潔に記載し、本題にすぐ入れるようにするのがおすすめです。
4. 数字・実績・権威性を盛り込む
商材・サービスの特徴を長々と説明しても、それが必要だと判断できる材料がなければ、お問い合わせにはつながりません。
例えば、「全国●院の導入実績」「導入後、〜〜が○％削減」「医療業界紙にも掲載」など、意思決定を後押しする具体的な根拠を記載しましょう。その際、お客様の声として事例を掲載できると、導入後の変化がイメージしやすくなるのでおすすめです。
5. 返信しやすいしくみを用意する
ただ「お気軽にお問い合わせください」と伝えるだけでは、なかなか読み手は行動してくれません。行動してもらうには、限定性を明記することが欠かせません。
- 特典：「問い合わせることでどんな特典が受けられるのか」は、必ず記載しましょう。その際、WebサイトなどにはないFAX限定の内容であることがポイントです。
- お申し込み期限：いつまでに問い合わせたらいいのか、具体的な日付を記載しましょう。先着5社様限定のように、利用できる人数に制限を設けるのもおすすめです。
病院・クリニック向けFAXDMの原稿で注意すべきこと
原稿を作るときには、できるだけ避けた方が良いこともあります。その中でも注意が必要なポイントお伝えします。
1. 専門用語の多用
たとえ医療関係様がターゲットであっても、商材・サービスをご案内する場面では専門用語を避け、わかりやすい言葉を使うことが基本です。
ターゲットである院長先生をはじめとする決裁権を持つ方は、いつも忙しくされています。FAXを読むための時間を確保しているわけではありません。
それを踏まえて、一度目を通しただけで理解できるかどうかを意識しましょう。
2. 文字サイズが小さい
FAX機の仕様上、小さい文字は読みにくいです。文字サイズは11pt以上で作成しましょう。
なお、明朝体はきっちりした印象を与えることができますが、線が細いので、文字がかすれやすいというデメリットがあります。明朝体を使うときは、特に文字サイズに注意しましょう。
3. 売り込み感が強すぎる
商材・サービスに自信を持つことは良いのですが、原稿内は「あなたの課題を解決するお手伝いができます」という姿勢でご案内することを意識しましょう。売り込み感が強くなると、本当に良い商材であっても「いろいろ勧められるのでは…」とお問い合わせを躊躇される可能性があるからです。
弊社では、FAXDMテンプレートをご用意しています。累計10,000件以上の原稿アドバイスを行なってきた弊社オリジナルのものです。
テンプレートをダウンロードいただくには、会員登録が必要です。貴社名とメールアドレスをご登録いただければ、すぐにご利用いただけます。
なお、費用は一切かかりません。この機会にぜひご活用ください。
まとめ：配信タイミングと内容を工夫して反響率アップ！
FAXDMの成功は、「読む時間に届けること」と「読んでもらえる工夫」が全てです。
病院・クリニックは忙しい一方で、本当に価値のあるご案内に対しては反応してくれます。こちらが伝えたいことを一方的に紹介するのではなく、相手の課題に寄り添う姿勢が成功への近道です。
本記事を参考に、病院・クリニックから嫌がられるFAXではなく、「読んでもらえるFAX」を届けることができれば幸いです。
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