電話/FAX一次受付代行サービス(クレーム受付含む) | faxdmコンサルティング

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電話・ＦＡＸ一次受付代行サービス（クレーム受付含む）のご案内

• ＦＡＸ機を持っていない。
• ハードクレームの対応が不安だ。
• ＦＡＸ機が１台のため、ＦＡＸ受信でパンクしたら困る。
• 電話での対応で業務を止めることを防ぎたい。

通常、ＦＡＸＤＭを送信すると、送信枚数のうち、良い反響だけでなく、
１％程度の配信停止依頼や電話でのハードクレームなども頂くことがあります。

そうなると、ＦＡＸ機が一時的にパンクしてしまい、

なんてことも。
そこで、弊社がお客様のこのような心理的な「負担」を代行した
サービスを準備しております。（有料）

代行の詳細は以下をご覧くださいませ。

１．FAX代行受信（FAX番号貸し出し）

FAXの申込受付のメール転送や配信停止依頼の番号をエクセルシートへ記入代行を行います。

■市外局番は03から始まる番号となります。それ以外の番号を希望の方はフリーダイヤル番号をご利用下さい。
■フリーダイヤルFAXをご利用の場合、返信が100件を越えた時点から1件につき40円（税別）の料金が発生します。
■１７時以降に受信したものは翌営業日のご返信となります。

２．電話代行（電話番号貸し出し）

電話でのお問合せや電話で来たクレームの一次対応を行います。

■お貸出番号は０５０から始まる番号と、０１２０（フリーダイヤル）の２種類からお選びいただきます。
■１００件以上の受電があった場合、１００件目以降は１００円／件を請求させて頂きます。
■平日１０～１７時までの対応となります。それ以外の時間は対応できません。
■お貸出電話番号の数は限られているため、混雑時は対応できない可能性がございます。
お客様からの質問や即時対応依頼を受けることがあります。
その場合、お電話ならびにメールで緊急ということでお知らせしますので、即時連絡をお願いします。
３度以上同じお問合せの方よりご連絡となった場合は、追加対応料金として「２０００円」頂きます。
心地良い対応をさせていただくため、ご理解を何卒よろしくお願いします。

１．２共通注意事項

■ＦＡＸ受信代行、電話代行ともに、100件以内の返信・受電であれば問い合わせやクレームが何件でもお値段は変わりません。（通常のFAX代行受信（03から始める番号）は、件数に関わらず一律料金となります）
■持込リストの精度不安や、原稿の内容によっては代行を受け付けられない場合がございます。
■ＦＡＸＤＭ配信時、ＦＡＸでの配信停止受付を記載するよう監督省庁より指導を受けておりますので、
必ずＦＡＸでの配信停止受付を記載するようにお願いします。
例：今後ＦＡＸでのご案内が不要な方は□にチェックを入れ、ＦＡＸ番号を明記の上ご返信ください。
■弊社案件での電話、FAX番号貸出となりますので、弊社配信以外ではご利用いただけません。
■ＦＡＸの内容や配信件数によっては、お問い合わせ・配信停止依頼が１件もない場合もございます。その場合でも料金はかかりますので、あらかじめご了承ください。

なお、こちらでの対応は一次対応迄になります。弊社での対応で終えることができない場合、お客様側でご対応いただく場合がございますことご了承下さい。

原稿への電話番号ないしFAX番号の記載

受付代行サービスをご希望の場合、代行料を含めた見積書を発行いたします。
見積書に問題の無いようでしたら、弊社の貸し出し番号をメールにてお伝えいたします。
お手数ではありますが、お客様側で原稿に番号の記載をお願いいたします。

クレーム報告

問合せはその都度ご報告いたしますが、配信停止依頼やクレームについては配信から約２～３週間後にまとめて報告いたします。配信停止依頼があったFAX番号リストをメールで送らせていただきます。
配信停止受付リストにつきましてはお客様管理をお願いしております。

配信停止リスト報告

問合せは毎日、ご報告いたしますが、配信停止依頼やクレームについては配信から約２～３週間後にエクセルシートにまとめてメールで送らせていただきます。
配信停止受付リストにつきましてはお客様に管理していただき、
ＦＡＸ配信のご依頼ごとに、毎回メールにて弊社に頂く形になっております。
トラブル防止のため、ご理解何卒よろしくお願いします。

電話代行受け付け時のトーク例

● 電話をとった際

● Q「御社から送られてきたＦＡＸの内容（セミナー、商品、サービス）の詳細を教えてもらいたい」

● Q「こんなＦＡＸを送られたら迷惑（困る）なんだけど」

● Q「申し込んでいたセミナーをキャンセル（日程を変更）したいです」

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